Zatwierdzona próbka informuje fabrykę, co podoba się kupującemu. Samo w sobie nie mówi produkcji, co ma reprodukować. Pomiędzy próbką a wysyłką znajdują się oddzielne partie skóry, inny dzień krojenia, inny operator na linii szycia, a często także drugi dostawca podszewki lub nici. Każdy z nich to szansa dla portfela na dryfowanie w sposób, którego nie da się uchwycić na żadnym zdjęciu. Kontrolą zapobiegającą dryftowi jest pisemna specyfikacja pobrana z zatwierdzonej próbki oraz zachowany element, który przechowują obie strony.
Zatwierdzony egzemplarz zostaje opieczętowany, podpisany i opatrzony datą i staje się punktem odniesienia dla zamówienia. Przechowywane są dwie kopie, jedna w fabryce, druga u kupującego, a każda nosi ten sam numer wersji, co grafika i arkusz specyfikacji. Dołączona do niego karta specyfikacji opisuje elementy, których nie można ocenić naocznie:
Skóra: nazwa artykułu, garbarnia, grubość w milimetrach i stan, aby późniejsza partia mogła zostać porównana, a nie opisana
·Podszewka i fizelina: materiał, gramatura i kod koloru
·Nici: rodzaj włókna, rozmiar i numer koloru nici, ponieważ w stosunku do skóry naturalnej widoczna jest różnica pół odcienia
·Okucia: wykończenie, kolor poszycia i siła zamykania zatrzasku w przypadku użycia zatrzasku
·Gęstość ściegu: liczba ściegów na cal na górze, krawędziach i liniach dekoracyjnych, która wpływa zarówno na wygląd, jak i na wytrzymałość
·Obróbka krawędzi: malowana, składana lub oksydowana oraz liczba warstw, w których malowana jest krawędź
·Wymiary: zamknięte i otwarte, z tolerancją uzgodnioną dla materiału miękkiego, a nie skopiowaną z towaru sztywnego
·Oznaczenia: położenie logo, głębokość wytłoczenia i umiejscowienie etykiety
